Zasady współpracy z biurem rachunkowym. Niezależnie od tego czy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, a może ogromne spółki kapitałowe, coraz częściej decydujemy się na powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych pracownikom zewnętrznego biura rachunkowego. Odpowiednio układająca się współpraca to niemalże gwarancja osiągnięcia sukcesu finansowego. Jakie obowiązki posiada biuro rachunkowe? Na co powinniśmy zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe? Kto tak właściwie odpowiada za błędy biura rachunkowego? Dlaczego terminowe dostarczanie dokumentów księgowych ma tak duże znaczenie? Jeśli szukasz odpowiedzi na te pytania serdecznie zapraszamy do zapoznania się z poniższym artykułem, który z pewnością rozwieje wszelkie wątpliwości naszych czytelników.
Jakie obowiązki posiada biuro rachunkowe?
Prowadzenie ksiąg rachunkowych przez firmę zewnętrzną to nic innego jak działalność gospodarcza, która może zostać podjęta niemalże przez każdą osobę, która posiada zdolność do czynności prawnych, jednocześnie nie była skazana wyrokiem sądu za przestępstwo związane z wiarygodnością dokumentów, mieniem, papierami wartościowymi, obrotami pieniężnymi. Jednym z kluczowych aspektów jest oczywiście zawarcie umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody, które mogą być wyrządzone w związku z prowadzeniem działalności. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że biuro rachunkowe nie zajmuje się tylko i wyłącznie prowadzeniem ewidencji dla celów podatkowych, jak chociażby podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Okazuje się bowiem, że działalność obejmuje znacznie szerszy zakres usług. Możemy do nich zaliczyć chociażby doradztwo biznesowe. Wówczas specjaliści pomagają w założeniu firmy, zoptymalizowaniu zysków i z wyborem formy opodatkowania. Popularna usługa to również korekta błędów, która wynika z nieodpowiedniej pracy poprzedniego księgowego lub podatnika. Część biur rachunkowych decyduje się również na sporządzanie audytu w firmie, prowadzenie dokumentacji dotyczącej kadr, jak również obsługiwanie programów online, które ułatwiają wykonywanie operacji księgowych.
Na co powinniśmy zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe?
Wiemy już, czym tak właściwie zajmuje się biuro rachunkowe. Istotne jest jednak również to, aby wybrać podmiot kompetentny, który będzie w stanie udzielić nam cennych wskazówek. Jednym z najważniejszych jest oczywiście cena- jeśli jest ona niska, wówczas nie zawsze idzie to w parze z jakością. Z praktycznego punktu widzenia jednym z kryteriów powinna być rzetelność podmiotu, jak również sam zakres wsparcia merytorycznego. O ile jest to możliwe dowiedzmy się, w jakich godzinach dostępna jest pomoc księgowa, jakie kanały używane są w komunikacji ze zleceniodawcą, a także jakie kroki są podejmowane w sytuacjach nagłych. Nie da się ukryć, że istotna jest też dostępność dokumentacji. Zdarza się bowiem, że przedstawiciele firmy muszą otrzymywać zestawienie lub inny wydruk niemalże natychmiast. Jeśli biuro rachunkowe jest dobrze zorganizowane i nowoczesne, jednocześnie zajmuje się skanowaniem wszystkich dokumentów, wówczas dobrze to świadczy o danej firmie.
Kto tak właściwie odpowiada za błędy biura rachunkowego?
Nie da się ukryć, że pracownicy biura rachunkowego muszą być odporni na stresujące sytuacje. Niejednokrotnie działają oni bowiem pod wpływem stresu, w konsekwencji możliwe jest doprowadzenie do błędu- w końcu jesteśmy tylko ludźmi. Powinniśmy poszukiwać takich specjalistów, którzy będą wzorowo prowadzić dokumentację firmy, a także rozliczenie z US lub ZUS. Jako ciekawostkę warto przytoczyć, że przekazywanie prowadzenia księgowości bądź rachunkowości zewnętrznemu biuru pod żadnym pozorem nie zwalnia przedsiębiorcy z prawnej odpowiedzialności za ewentualne błędy. Właściciele danej jednostki co prawda przekazują księgowym pełnomocnictwo do sporządzania czy też podpisywania zeznań podatkowych, jednak finalnie to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń- warto mieć to na uwadze. Jeśli jednak zleceniodawca poniósłby szkody finansowe za działania nieprawidłowe, wówczas możliwe jest ubieganie się o odszkodowanie na podstawie umowy zawartej pomiędzy dwiema stronami.
Dlaczego terminowe dostarczanie dokumentów księgowych ma tak duże znaczenie?
Nie trzeba być specjalistą z zakresu księgowości aby móc wywnioskować, że jednym z podstawowych obowiązków klienta jest systematyczne dostarczanie dokumentów i dowodów księgowych, które dotyczą danego miesiąca. Strony w większości przypadków ustalają go między 5. i 10. dniem roboczym następnego miesiąca. Klienci, którzy nie przeprowadzają wielu transakcji w zupełności wystarczający powinien być jeden termin przekazywania dokumentów. Jeśli jednak dokumentów jest wiele, to należy zwiększać liczbę terminów. W ten sposób możliwe jest realne usprawnienie pracy biura rachunkowego. Jest to szczególnie ważne w przypadku transakcji sprzedaży, które są udokumentowane fakturami. W tym miejscu warto pamiętać, że nieregularne przekazywanie dokumentacji powoduje natłok pracy- niestety znacznie utrudnia to organizację.